El módulo de Prospectos (Leads) te permite gestionar todas las oportunidades de venta antes de que se conviertan en clientes formales. Cada prospecto avanza por etapas del embudo — desde el primer contacto hasta el cierre — dándote visibilidad completa del proceso comercial y ayudándote a priorizar esfuerzos del equipo de ventas.

Cómo llegar

Menú lateral → CRM → Prospectos

Estados del embudo de ventas

Los prospectos avanzan por los siguientes estados en secuencia:

1. New (Nuevo) — Prospecto recién registrado, aún sin calificar. Badge gris.
2. Qualified (Calificado) — Se confirmó que tiene interés y presupuesto. Badge azul.
3. Discussion (En conversación) — Estás en diálogo activo, presentando propuesta. Badge amarillo.
4. Negotiation (Negociación) — Se está negociando precio, condiciones o plazos. Badge naranja.
5. Won (Ganado) — La venta se cerró. El prospecto puede convertirse en cliente. Badge verde.
6. Lost (Perdido) — La oportunidad no prosperó. Puedes añadir una razón de pérdida. Badge rojo.

Crear un nuevo prospecto

1. Haz clic en «Añadir prospecto» — Botón en la esquina superior derecha de la lista.
2. Ingresa el nombre del prospecto — Puede ser una persona o empresa. Si ya existe como cliente, el sistema lo sugerirá.
3. Datos de contacto — Correo electrónico, teléfono y cargo del contacto (opcional).
4. Asigna un propietario — El vendedor o agente responsable de seguir este lead. Por defecto se asigna al usuario que lo crea.
5. Selecciona la fuente — De dónde proviene: Web, Referido, Redes Sociales, WhatsApp, Llamada entrante, Campaña de email, etc.
6. Elige el estado inicial — Normalmente «New», pero puedes iniciarlo en cualquier etapa si el prospecto ya estaba avanzado cuando lo registras.
7. Agrega etiquetas — Útil para segmentar por producto de interés, región geográfica o nivel de urgencia.
8. Añade notas — Campo de texto libre para el contexto inicial: cómo llegó, qué necesita, próximos pasos acordados.
9. Guarda — El prospecto aparece en la lista y, si está activa, en la vista Kanban.

Cambiar el estado de un prospecto

• Desde la lista: Haz clic en el badge de estado del prospecto para desplegar un selector y elegir el nuevo estado.
• Desde la ficha del prospecto: Usa el selector de estado en la cabecera de la ficha detallada.
• Desde el Kanban: Arrastra la tarjeta a la columna del nuevo estado (ver artículo «Vista CRM - Kanban»).

Importar prospectos

1. Haz clic en el botón «Importar» en la barra superior.
2. Descarga la plantilla de importación (archivo .xlsx con las columnas requeridas).
3. Rellena la plantilla con tus prospectos: nombre, correo, teléfono, fuente y estado inicial.
4. Sube el archivo. El sistema procesará fila por fila y mostrará un reporte de errores e importaciones exitosas.
5. Los prospectos importados se asignarán al usuario que realizó la importación salvo que especifiques propietario en la plantilla.

Convertir un prospecto en cliente

1. Abre la ficha del prospecto que ganaste (estado Won).
2. Haz clic en el botón «Convertir a cliente» en la barra de acciones de la ficha.
3. El sistema creará automáticamente un registro de Cliente con todos los datos del prospecto (nombre, contacto, teléfono, etiquetas).
4. Podrás complementar la ficha del nuevo cliente con dirección, grupo, campos personalizados, etc.
5. El prospecto original queda marcado como convertido y enlazado al cliente generado, conservando el historial completo.

Filtrar y buscar prospectos

• Filtra por estado usando los chips de filtro rápido sobre la tabla (New, Qualified, Discussion, Negotiation, Won, Lost).
• Filtra por propietario para ver solo los leads de un vendedor específico.
• Filtra por fuente para analizar qué canal genera más oportunidades de negocio.
• Filtra por etiqueta para ver leads de un producto o campaña específica.
• Usa la barra de búsqueda para encontrar prospectos por nombre o correo electrónico.